Compras y proveedores
Pide mercadería a tus proveedores con una orden de compra, recíbela completa o por partes, entiende cómo cambia tu costo y cómo se asigna lo que llega a los clientes que lo esperaban.
Para: Dueño, Administrador, Gerente de tienda
Cómo funciona una compra
El recorrido completo, de la orden al stock.
Una orden de compra (OC) es el pedido que le haces a un proveedor. En StorEdge sirve para tres cosas: dejar escrito qué pediste y a qué costo, recibir la mercadería (con lo que llegó de verdad) y que el stock y el costo del producto se actualicen solos al recibir.
| Paso | Qué haces | Qué pasa con el stock |
|---|---|---|
| 1 · Crear la orden | Eliges sucursal, proveedor y productos. Queda en Borrador. | Nada. |
| 2 · Enviar | Marcas la orden como Enviada. Descargas el PDF y se lo mandas tú al proveedor. | Nada. |
| 3 · Recibir | Cuando llega la mercadería, indicas cuánto llegó de cada producto. | Suma el stock y actualiza el costo. |
| 4 · Cerrar | La orden pasa sola a Recibida cuando llegó todo, o queda Recibida parcialmente si falta algo. | — |
Ojo: «Enviar» no envía nada al proveedor. Solo cambia el estado de la orden. Para que el proveedor la reciba, descarga el PDF y mándaselo tú, por correo o por el medio que usen. StorEdge no manda correos ni tiene un portal para proveedores.
Nota: Compras es una función del plan: puedes crear órdenes desde el plan Core. Si tu sucursal tiene un plan menor, en vez del botón verás un candado «Disponible desde Core»; las órdenes que ya existían se siguen pudiendo recibir y cancelar. La insignia de plan de cada sección de esta guía te dice desde qué plan está disponible.
Tus proveedores
Un proveedor es un contacto con la casilla «Proveedor» marcada.
No hay una pantalla aparte de proveedores: se administran en Contactos (menú del POS). Todo contacto con la categoría Proveedor aparece en la pestaña Proveedores y es el único tipo que puedes elegir en una orden de compra.
Crear un proveedor
- Abre Contactos y toca Crear contacto.
- Elige el Tipo (Persona o Empresa) y completa el nombre (o la Razón social si es empresa). El RUT es opcional pero conviene ponerlo: sale en el PDF de la orden.
- En Categorías marca Proveedor (puedes marcar también Cliente si te compra y le compras).
- Toca Guardar.
Consejo: Si ya tienes tu lista de proveedores en Excel, usa la importación de Contactos: la columna proveedor acepta «sí» y «no».
La ficha de un proveedor muestra el bloque Compras recientes, con sus últimas 10 órdenes (número, fecha y total), y el enlace Ver todas en Órdenes de compra →, que abre la lista ya filtrada por ese proveedor. Más sobre contactos en Contactos y documentos.
Errores comunes
- Mi proveedor no aparece al crear la orden.
- Revisa que tenga marcada la categoría Proveedor. Además, el selector lee los primeros 200 contactos que carga el POS: si tienes muchos contactos, un proveedor puede quedar fuera.
- Quiero crear al proveedor desde la orden.
- No se puede: créalo antes en Contactos. Lo que sí se puede crear al vuelo es un producto.
Nota: En la ficha de cada producto existe el campo Proveedor principal («A quién le compras normalmente este producto»). Es solo una referencia: no arma ni sugiere órdenes de compra.
La lista de órdenes de compra
Todas tus órdenes, con sus estados y filtros.
Abre Órdenes de compra en el menú del POS (en el estilo de menú Original está en la sección Inventario; en los otros tiene su sección Compras). Arriba ves seis tarjetas con el conteo por estado: Total órdenes, Borrador, Enviada, Recibida parcialmente, Recibida y Cancelada.
| Columna | Qué dice |
|---|---|
| N° | El número de la orden, correlativo (OC-000001). |
| Proveedor y Sucursal | A quién se le pide y para qué local. |
| Total | El total con IVA. Si la orden es en UF, UTM o UTA, ves el monto en esa unidad y debajo su referencia en pesos. |
| Esperada | La fecha en que esperas la mercadería, o «--». |
| Estado | Borrador, Enviada, Recibida parcialmente, Recibida o Cancelada. |
| Acciones | Ver (siempre), Editar (solo borradores) y PDF. |
Puedes filtrar por Sucursal, Proveedor y Estado, y limpiar todo con Limpiar filtros. Las tarjetas de arriba respetan los filtros de sucursal y proveedor.
Ojo: La lista muestra solo las 50 órdenes más recientes (no tiene páginas, buscador por número ni filtro por fechas), aunque las tarjetas cuentan todas. Para ver las de un proveedor concreto usa el filtro Proveedor.
Nota: No existe «Eliminar orden»: una orden equivocada se cancela, no se borra. Tampoco hay exportación de la lista a Excel.
Crear una orden de compra
Elige proveedor y productos; la orden queda en Borrador.
- En Órdenes de compra toca Nueva orden de compra.
- Elige la Sucursal (obligatorio) y el Proveedor (obligatorio).
- Si tu negocio usa UF, UTM o UTA, aparece Moneda de la orden: Pesos (CLP) o la unidad que quieras. Se elige ahora y no se puede cambiar después (si la necesitas en otra moneda, crea una orden nueva).
- Opcional: Fecha esperada y Notas (hasta 2.000 caracteres).
- A la derecha, en Productos, escribe el nombre o el SKU en Buscar producto por nombre o SKU y toca Buscar (o Enter). Aparecen hasta 10 resultados, solo de productos marcados como Comprable. Toca uno para agregarlo.
- Si el producto tiene variantes, elige cuál en Elige una variante: la compra es por variante, y cada una es su propia línea.
- En cada línea ajusta la Cantidad (acepta hasta 3 decimales) y el Costo unit. (viene del costo actual del producto). Quitar saca la línea.
- Revisa los totales (Neto, IVA (19 %) y Total) y toca Guardar.
Qué verás
La orden se crea con su número OC-… en estado Borrador y se abre su detalle. Todavía no toca ni el stock ni el costo.
- Vista previa PDF (abajo del formulario) genera el documento antes de guardar, con la marca «BORRADOR».
- Una orden lleva entre 1 y 500 líneas.
- El IVA es informativo: se calcula 19 % sobre el neto, pero no hay factura de proveedor ni crédito fiscal dentro de StorEdge.
- + Crear producto nuevo abre un formulario mínimo (SKU, Nombre, Costo ($) y Precio de venta ($)) para no salir de la orden; el resto del producto se completa después en Inventario. Pide el permiso de crear productos.
Errores comunes
- El producto que busco no aparece.
- Solo salen productos de esa sucursal marcados como Comprable (interruptor del producto: «Permite agregarlo a órdenes de compra»). La búsqueda no corre mientras escribes: toca Buscar o Enter.
- «"X" no está disponible para compra».
- El producto tiene apagado Comprable. Enciéndelo en su ficha de Inventario.
- «"X" tiene variantes: elige cuál».
- Agrega la variante concreta, no el producto base.
- Un producto de la orden no «controla stock».
- La orden te deja armarlo, pero al recibir fallará: «Este producto no lleva control de inventario». Enciende Controla stock en el producto antes de recibir.
Órdenes en UF, UTM o UTA
Pedir en una unidad indexada y pagar en pesos.
Si tu proveedor te cotiza en UF, UTM o UTA, puedes hacer la orden en esa unidad. Se paga siempre en pesos: el costo que entra al inventario se calcula al recibir, con el valor de la unidad de ese día (la UF diaria; la UTM y la UTA del mes de la recepción).
- Para elegir una unidad, tu plan debe incluirla y la unidad debe estar activada en Configuración → Unidades.
- En el formulario, Costo unit. (UF) se escribe con coma decimal (por ejemplo
0,5), hasta 4 decimales; debajo ves su equivalente en pesos de hoy. - Los pesos que ves en la orden son una referencia del día en que la creaste o editaste; no son lo que entra al inventario.
Errores comunes
- «No se pudo obtener el valor de la UF para el DD/MM/AAAA…».
- No hay valor oficial para esa fecha todavía. No se guardó nada: espera unos minutos y reintenta.
- «La unidad UF no está activa en tu negocio».
- Actívala en Configuración → Unidades.
Editar, enviar y cancelar
Qué puedes cambiar según el estado de la orden.
| Estado | Puedes… | No puedes… |
|---|---|---|
| Borrador | Editarla, Enviarla o Cancelarla. | Recibirla (hay que enviarla primero). |
| Enviada | Recibir mercadería o Cancelarla. | Editarla ni volver a Borrador. |
| Recibida parcialmente | Recibir el resto o Cancelarla. | Editarla. |
| Recibida | Ver y descargar el PDF. | Cambiarla: es un estado final. |
| Cancelada | Ver y descargar el PDF. | Reabrirla: es un estado final. |
Editar un borrador
- En la lista, toca Editar en la fila de la orden (el botón aparece solo en borradores).
- Cambia lo que necesites y toca Guardar: se reemplazan todas las líneas por las del formulario.
Enviar
- Toca Ver en la orden y luego Enviar.
- Descarga el PDF con Descargar PDF y mándaselo a tu proveedor por tu cuenta.
Cancelar
- Toca Ver y luego Cancelar OC.
- Escribe el Motivo de cancelación (obligatorio, hasta 500 caracteres) y toca Confirmar cancelación.
Qué verás
La orden queda Cancelada, sin vuelta atrás. Si ya habías recibido una parte, esa mercadería no se revierte: el stock que entró se queda.
Errores comunes
- Me equivoqué en una orden ya enviada.
- No se puede editar. Cancélala (con el motivo) y crea una nueva.
- Dejé una orden a medias y no llegará el resto.
- No hay «cerrar con faltante»: una orden parcial solo se completa o se cancela, y al cancelarla queda como Cancelada aunque haya mercadería recibida.
- Al editar no puedo borrar la fecha esperada ni las notas.
- Es una limitación conocida: el valor anterior se conserva. Si necesitas quitarlos, crea la orden de nuevo.
- Cambié la sucursal de un borrador con productos cargados y da error.
- Los productos son de cada sucursal. Quita las líneas y vuelve a agregarlas desde la nueva sucursal, o crea una orden nueva.
Nota: El detalle de la orden muestra las líneas, los totales y las recepciones, pero no muestra la sucursal, la fecha esperada, las notas ni el motivo de cancelación; esos datos están en la lista o quedan guardados sin una pantalla donde verlos.
Recibir la mercadería
Registra lo que llegó, completo o por partes; el stock y el costo se actualizan.
- Abre la orden con Ver (debe estar Enviada o Recibida parcialmente).
- En la columna Recibir ahora cada línea viene con lo que falta (pedido menos recibido). Baja la cantidad si llegó menos; si una línea ya está completa dice Completo.
- Opcional, por línea: Costo real ($, opcional) —lo que dice la factura del proveedor, en pesos enteros—, Fecha de vencimiento (opcional) (solo si el producto controla vencimiento) y N° de lote (opcional) (solo si controla lotes).
- Opcional, por recepción: N° de factura, Fecha y Monto total de la factura del proveedor.
- Toca Recibir mercadería.
Qué verás
La orden pasa a Recibida parcialmente o Recibida, y el stock del producto sube al tiro. Aparece el bloque Recepciones con la fecha, las líneas y el costo con que entró cada una.
- Recibir de menos está permitido: lo que falte lo recibes en otra pasada.
- Recibir de más no: el sistema lo rechaza («La cantidad recibida de … supera lo pedido») y no guarda nada.
- Si dejas todas las cantidades en 0 y tocas Recibir mercadería, no pasa nada y no sale ningún aviso.
- Si dos personas reciben la misma línea a la vez, a una le aparece «cambió mientras la recibías»: revisa la orden y reintenta.
- Los datos de la factura (número, fecha y monto) son solo un registro para tu orden: no se concilian con nada ni se envían al SII. Puedes + Adjuntar PDF de factura a cada recepción (requiere permiso para subir archivos).
Errores comunes
- «Este producto no lleva control de inventario» y no entró nada.
- Una línea de la recepción es de un producto sin Controla stock. Como la recepción es de todo o nada, ninguna línea entró: enciende ese interruptor y vuelve a recibir.
- Recibí 2,5 y el stock subió 3.
- El stock se suma en unidades enteras (se redondea la cantidad), aunque la orden acepte decimales. Si compras por peso o en fracciones, revisa el stock después.
- Mis productos con N° de serie entraron sin serie.
- No hay campo de serie al recibir. Regulariza las series en la pantalla Series (ver Catálogo e inventario).
- Compro por caja pero la orden pide unidades.
- La «unidad de compra» del producto no se aplica a las órdenes: la cantidad de la orden siempre es en unidades de venta.
Cómo cambia el costo del producto
Qué costo queda guardado al recibir y de dónde sale.
Cada línea que recibes entra al inventario con un costo unitario, que se elige en este orden:
| Prioridad | Costo que se usa | Cómo lo ves en «Recepciones» |
|---|---|---|
| 1 | El costo real que tecleaste al recibir (siempre en pesos). | costo real |
| 2 | Si la orden es en UF, UTM o UTA: el monto de la línea por el valor de la unidad del día de la recepción. | valor del día |
| 3 | Si la orden es en pesos: el costo de la línea de la orden. | costo del pedido |
- Ese costo se guarda en el producto (o en la variante, si la línea es de una variante). Es el último costo recibido, no un promedio: se pisa en cada recepción.
- Si recibes con costo 0 (o un costo real 0), el costo del producto pasa a 0. Úsalo solo para mercadería sin cargo.
- El costo promedio ponderado existe aparte y se ve en la valorización de Stock (Inventario); el costo del producto, que alimenta los márgenes, es el último recibido.
Consejo: Antes de recibir, mira la vista previa bajo cada línea: Entrará con $X por unidad (costo real) o, en una orden en unidad, la cuenta completa con el valor del día.
Pedidos por encargo y órdenes de compra
Lo que llega se reserva para los clientes que ya lo compraron.
Si vendes productos sin tener stock (los que tienen Permitir venta sin stock), el faltante queda anotado en la venta como «por pedir». Con el seguimiento de pedidos por encargo encendido, StorEdge se acuerda de qué clientes están esperando y, cuando recibes una orden de compra, les asigna lo que llegó.
Activar el seguimiento
- Entra a Configuración → Mi sucursal → Funciones opcionales.
- En la tarjeta Pedidos por encargo marca Activar el seguimiento de pedidos por encargo.
- Toca Guardar cambios. Guardar pide permiso de editar sucursales: por omisión lo tienen el dueño y el administrador, no el gerente.
Ojo: Es opcional, viene apagado y es por sucursal, y requiere el plan Advanced. Solo cuenta las ventas de contado hechas con la función encendida (no los apartados ni las ventas anteriores). Con el plan sin esta función, la venta por encargo funciona igual, pero el faltante no se registra en el seguimiento.
- Panel «Pedidos de clientes por conseguir»: aparece en la lista de órdenes cuando hay algo pendiente. Muestra por producto cuántas unidades faltan y qué ventas lo esperan (con las más antiguas primero). Es solo lectura. Lo ve quien puede ver ventas.
- Al recibir una OC, si hay clientes esperando ese producto, bajo la cantidad ves un aviso («N unidades esperan por pedidos de clientes…») y, después de recibir, un recuadro verde con las ventas y unidades reservadas.
- Cómo se reparte: la asignación es por sucursal y producto, no por orden ni por venta: lo que llegue de ese producto, con cualquier orden, va primero a las ventas más antiguas. No eliges a qué venta va. Esas unidades se descuentan del stock recién sumado, así el stock que ves sigue siendo lo vendible.
- Si llega más de lo esperado, solo se reserva lo de los clientes y el resto queda para vender. Si llega menos, se cubre primero la venta más antigua y las otras siguen esperando.
- En el detalle de la venta, el bloque Por conseguir con el proveedor dice qué se pidió, qué llegó y qué falta, con una insignia: Por conseguir, Llegó una parte, Llegó o Cancelado; y Lista para entregar cuando ya llegó todo.
- Si anulas o devuelves la venta, el stock se repone según lo que ya había llegado, y lo que no había llegado se cierra.
Nota: La orden de compra no se arma sola desde los pendientes: tú agregas los productos a mano. Los compromisos con clientes también se ven en Analíticas (tarjeta Pedidos por conseguir).
El PDF de la orden
Qué contiene el documento que le mandas a tu proveedor.
Puedes generar el PDF desde la lista (PDF), desde el detalle (Descargar PDF) o desde el formulario (Vista previa PDF). Se arma en tu propio navegador y se descarga como orden-compra-OC-000001.pdf. Para imprimirlo, ábrelo y usa la impresión de tu visor de PDF.
- Encabezado ORDEN DE COMPRA con el número (o BORRADOR, con marca de agua, si no está guardada).
- Bloques Emisor (tu razón social, RUT, sucursal y dirección) y Proveedor (nombre, RUT y fecha de entrega esperada).
- Tabla con Producto, SKU, Cant., Costo unitario y Total línea, y los totales Neto, IVA y Total.
- En órdenes en unidad, una nota con la referencia en pesos y la fuente del valor.
- El recuadro Notas, si las escribiste.
Nota: Detalles a tener en cuenta: la fecha de entrega se imprime como AAAA-MM-DD y los nombres de producto largos se cortan a 45 caracteres.
Quién puede hacer qué
Los cuatro permisos de compras y los roles que los traen.
| Acción | Permiso | Dueño y Administrador | Gerente de tienda | Cajero y Visualizador |
|---|---|---|---|---|
| Ver órdenes y el PDF | Ver órdenes de compra | Sí | Sí | Sí |
| Crear una orden | Crear órdenes de compra | Sí | Sí | No |
| Editar, enviar y cancelar | Editar/enviar/cancelar órdenes de compra | Sí | Sí | No |
| Recibir mercadería | Recibir mercadería de una orden de compra | Sí | Sí | No |
- Los permisos valen por sucursal: una persona puede ser gerente en un local y cajero en otro.
- Editar, enviar y cancelar van en un solo permiso: no se pueden separar.
- Para armar una orden también hace falta poder ver productos y ver contactos. Para adjuntar la factura, poder subir archivos (dueño, administrador y gerente).
- Un rol personalizado puede combinar cualquiera de los cuatro permisos. Más en Equipo, roles y permisos.
Ocultar Compras si no la usas
Quita el ítem del menú de una sucursal sin borrar nada.
- Abre Configuración → Mi sucursal → Secciones del menú.
- Desmarca Compras a proveedores («Órdenes de compra y recepción de mercadería»).
- Toca Guardar cambios.
Qué verás
El ítem Órdenes de compra desaparece del menú de esa sucursal. No se borra ninguna orden y la página sigue abriéndose si escribes su dirección. Para ver todo igual, enciende Mostrar todas las secciones en Configuración → Tus preferencias → Inventario (solo dueño y administradores).
Lo que Compras no hace (todavía)
Para que no lo busques: lo que hoy no existe.
- No manda la orden al proveedor por correo ni por mensajes, y no hay portal para proveedores.
- No hay pagos a proveedores, cuentas por pagar ni calendario de vencimientos de facturas.
- No hay devolución a proveedor ligada a una orden ni notas de crédito.
- No hay aprobaciones en varios pasos: cualquiera con permiso de editar puede enviar.
- No hay sugerencia automática de compra por stock mínimo.
- No hay costos de importación, flete ni gastos prorrateados en la orden.
- No hay otras monedas que pesos, UF, UTM y UTA.
- No se puede editar una orden después de enviarla ni borrar una orden.
- Compras necesita conexión a internet: no funciona en el modo sin conexión (ver Modo sin conexión).
- StorEdge no está integrado con el SII: la factura del proveedor es solo un dato de registro.
¿Algo no calza con lo que ves en tu pantalla, o falta algo? Escríbenos a info@hannoverindustries.cl.